Cinco problemas que la Automatización de Procesos de Negocio (BPA) puede solucionar

Ya ha escuchado hablar sobre la Automatización de Procesos de Negocio (BPA) y cómo puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero. ¿Pero sabe si su Negocio tiene la necesidad de incorporar un software BPA?

Si bien los beneficios que la Automatización de Procesos de Negocio puede aportarle a una compañía no tienen límites, hay algunos que sobresalen a simple vista. Para profundizar este tema, a continuación, le presentaremos cinco problemas comunes que pueden solucionarse fácilmente con la solución de automatización adecuada.

1. Los sistemas heredados no hablarán con nuevas aplicaciones

Uno de los mayores beneficios de un software de Automatización de Procesos de Negocio es que mediante una solución global puede consolidar los procesos automatizados en toda la empresa.

Los Negocios modernos tienden a tener un entorno complejo con una variedad de aplicaciones dispares. A medida que una empresa crece la complejidad aumenta -se adoptan nuevas tecnologías, hay fusiones o adquisiciones, o se programa código para superar nuevos desafíos. Una solución para hacer que todas estas tecnologías trabajen en conjunto es la integración point-to-point, lo que significa que se implementa un conector único para cada par de aplicaciones involucradas.

Sin embargo, este tipo de integración no es escalable. Cuantas más aplicaciones tiene, más trabajo lleva integrarlas entre sí de forma confiable. La solución BPA adecuada debe proporcionar una forma simple de integrar todas las aplicaciones críticas de Negocio bajo el mismo paraguas, ya sean programas heredados, nuevas aplicaciones, soluciones on-premise o en la nube.

Las empresas que trabajan con una variedad de sistemas y aplicaciones heredadas también pueden beneficiarse de automatizar la emulación de terminales. La emulación de terminales ofrece acceso a terminales remotos desde su sistema actual. Por ejemplo, un administrador puede necesitar iniciar sesión y extraer datos de un programa en un sistema heredado, luego pegar esos datos en un reporte y distribuirlo, y es un proceso que involucra muchos pasos manuales. Una solución robusta de BPA gestionará todo el proceso automáticamente.

2. En la empresa compilan o distribuyen reportes manualmente

Mantener una empresa en funcionamiento y estar bien informado para tomar decisiones de Negocio a futuro requiere de un gran volumen de datos. Esto significa muchos reportes. Compilar hojas de cálculo o crear reportes en su sistema ERP o libro mayor manualmente puede hacer que los empleados empleados pierdan muchas horas. Esto no solo es tedioso, sino que también es propenso al error humano.

Un software de Automatización de Procesos de Negocio puede escribir reportes de forma automática en una gran variedad de formatos útiles. También puede integrar la generación de reportes con otras acciones relacionadas. Por ejemplo, se puede configurar al software para que extraiga datos de archivos adjuntos en el correo electrónico, escriba los datos en un documento Excel, y envíe ese documento por correo electrónico a las partes interesadas.

3. Las transferencias de archivo consumen mucho tiempo

Las transferencias de archivos son algo con lo que todas las empresas lidian, a tal punto que las compañías más grandes a menudo transfieren miles de archivos por día. Claramente, no desean que estas transferencias requieran intervención manual. Es probable que también tengan requisitos avanzados, como la capacidad de gestionar transferencias seguras o nombres de archivos complejos.

La Automatización de Procesos de Negocio tiene una clara ventaja sobre otras herramientas de transferencia de archivos como, por ejemplo, que permite incorporar las transferencias a procesos automatizados de mayor escala. Pueden generar un reporte, comprimirlo, encriptarlo y transferirlo, todo ello sin intervención humana. La optimización de las transferencias de archivos tiene un enorme potencial de ahorro de tiempo. Lea este caso de éxito para descubrir por qué:

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4. Los procesos de incorporación y salida de empleados son complejos

La buena noticia es que la compañía está en proceso de crecimiento y todo el tiempo se incorporan nuevos empleados. La mala noticia es que el departamento de Recursos Humanos se está ahogando en papeleo.

Los procesos de incorporación tienden a demandar mucho tiempo porque impactan en diferentes áreas y aplicaciones. Recursos Humanos, IT, Finanzas y el área a la que se ha incorporado el empleado, todos los sectores deben recibir información. Las aplicaciones se deben aprovisionar, probablemente con distinta configuración de accesos para cada nueva contratación. Los formularios deben ser descargados, completados y verificados. Y cuando un empleado abandona la empresa, el proceso es igual de complejo.

Imagínese esto: cuando se contrata un nuevo empleado, se envía un correo electrónico con la información de la persona. Su software BPA extrae los datos de este correo electrónico y los utiliza para crear cuentas de usuario y contraseñas en Active Directory u otras aplicaciones críticas. La información de la cuenta temporal se envía automáticamente al gerente de contratación del nuevo empleado.

Automatizar estos procesos le permite al departamento de Recursos Humanos no perder tiempo en tareas manuales y repetitivas y poder concentrarse en reclutar al mejor talento.

5. Se necesita cumplir con regulaciones internas y externas

En la actualidad las empresas usualmente deben cumplir con algún tipo de normativa, como Sarbanes-Oxley (SOX), PCI, HIPAA, RPDG, u otras. El cumplimiento puede ejercer presión sobre los recursos de IT, en especial cuando una organización necesita cumplir con múltiples regulaciones.

Los procesos involucrados en el suministro de información a los auditores pueden simplificarse y optimizarse si se usan algunas de las soluciones de Automatización de Procesos de Negocio que ya hemos mencionado. La integración de aplicaciones permite hacer queries automatizadas a bases de datos, y la encriptación en todos los niveles de automatización puede ayudar a que una empresa sea compatible con las normativas de Seguridad y protección de datos. Se pueden generar reportes trimestrales o anuales en los formatos que se requiera. Simplemente configure el software para crear reportes o realizar tareas basadas en sus requisitos regulatorios específicos.